מדיניות פרטיות המרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים
מבוא
המרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים ("המרכז") מחויב לשמירה על פרטיות ומידע אישי של מועמדים, סטודנטים, מרצים, עובדי המרכז, מטופלים וספקים, ומנהל את המידע בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-1981, ותיקון 13 לחוק, וכן לפי תקנות ונהלים מקובלים במוסדות אקדמיים וציבוריים בישראל.
אודות המידע הנאסף
המרכז אוסף מגוון רחב של מידע אישי ומידע אקדמי, כלהלן:
- נתונים מזהים אישיים: שם, תעודת זהות, כתובת, טלפון, דוא"ל, פרטי משפחה.
- מידע תעודות והסמכות: פרטי תעודות, ציונים, תארים, קורסים, אלומים והשלמות.
- מידע תעסוקתי: ניסיון תעסוקתי, תפקידים, מקומות עבודה, היסטוריית עבודה.
- מידע פיננסי: חשבונות בנק, פרטי תשלומים, קבלות, הסכמי רכישת שירותים.
- מידע על שימוש במערכות אקדמיות: כניסות, סיסמאות, האזנות לקורסים וההשתתפות במערכות הלמידה.
- מידע הנדרש להעברת נתונים לרשויות: לפי חוק, ובהתאם לדרישות חוקיות, לרבות דיווחים לרשויות המס, הביטוח הלאומי, רשות ההשכלה הגבוהה, ומוסדות ממשלתיים אחרים.
- מידע הנדרש לצורך בדיקות ראיה, שמיעה וכדומה בקליניקות השונות במכללה המשרתות את כלל הציבור.
- הקלטת שיחות.
- מצלמות אבטחה.
מטרות איסוף השימוש במידע
המידע הנאסף משמש למטרות הבאות בהתאם לסוג ההתקשרות עם המרכז:
- ניהול תהליך הרישום והקבלה ללימודים: קליטת מועמדים, עיבוד בקשות, אישורי קבלה.
- ניהול אקדמי ופיתוח תכניות הלימודים: רישום קורסים, ציונים, תכניות אקדמיות.
- שירות לסטודנטים: תשלום שכר לימוד, פרסום הודעות, מתן שירותי סיוע אקדמי, תעודות והיתרים.
- ניהול מערכי ההוראה והמחקר: ניהול מרצים, תכנון שיעורים, דירוג והערכות.
- ניהול משאבי אנוש: פרטי העובדים, תבניות שכר, תעודות, מתן שירותי תוספת שכר והטבות.
- ניהול רכש וספקים: תיעוד חשבוניות, הסכמים, תשלומים, ותפעול רכש.
- אחריות החוק והרגולציה: לדווח, להעביר נתונים לרשויות לפי חוק, כולל דיווחים שנתיים והצהרות.
- הקלטת שיחות לצורך שיפור השירות.
- מצלמות אבטחה למטרות בטחון, בטיחות, מניעת עבירות משמעת ושמירה על טוהר הבחינות.
אתר המרכז
המרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים (להלן: "המרכז") מכבד את פרטיות המשתמשים באתר האינטרנט של המרכז (להלן: "האתר"). התנאים להלן מפרטים את מדיניות הפרטיות הנהוגה באתר. ניסוח התנאים נעשה בלשון זכר, אך הדברים אמורים לגבי גברים ונשים כאחד.
1. מדיניות הפרטיות שלהלן לא נועדה להחליף את תנאי השימוש באתר, אלא להוסיף עליהם. בכל מקרה של מונח או ביטוי שאינו מפורש במסמך זה, הפירוש שנכתב בתנאי השימוש ייחשב כפירוש המוסכם. בכל מקרה של חוסר התאמה בין תנאי השימוש ובין מדיניות הפרטיות יכריעו תנאי השימוש.
2. ככלל, הגלישה באתר אינה דורשת מהמשתמש למסור את פרטיו האישיים ו/או להזדהות. יחד עם זאת, לצורך קבלת השירותים המפורטים בסעיף 3, על המשתמש למסור את פרטיו האישיים באתר. מסירת הפרטים על ידי המשתמש מסורה לשיקול דעתו הבלעדי, ולא קיים חיוב חוקי למסור את המידע. במידה והמשתמש לא ימסור את הפרטים הנדרשים, רשאי המרכז למנוע ממנו את קבלת השירותים המפורטים בסעיף 3.
3. לצורך קבלת השירותים הבאים על המשתמש באתר למסור את פרטיו האישיים באתר:
3.1 בקשה לקבלת פרטים נוספים מהמרכז.
3.2 מילוי טופס בוגר לארגון הבוגרים של המרכז.
3.1 מילוי טופס מעסיק לפרסום משרה לסטודנט/ בוגר.
3.4 פנייה למרכז באמצעות טופס יצירת קשר שבאתר.
4. המרכז, או מי מטעמו, יהא רשאי לעשות בפרטים שמסר המשתמש את השימושים הבאים, והמשתמש מאשר למרכז לבצע את הפעולות הבאות:
4.1 לפנות באמצעות טלפון ו/או דוא"ל ו/או מכתב למי שמסר את פרטיו באמצעות אחת או יותר מהדרכים המפורטות בסעיף 3.
4.2 ניתוח נתונים כמותיים של הרגלי הגלישה באתר ומאפייניה. במידה וייערך מחקר כזה הוא ייעשה בצורה אנונימית, כלומר, לא יהיה בו זיהוי ולא ייעשה בו שימוש בפרטים האישיים והמזהים של המשתמש.
4.3 להעביר לצדדים שלישיים מידע המידע שמסר המשתמש, ובלבד שמידע זה לא יכלול פרטים אישיים ו/או פרטים מזהים של המשתמש, למעט במקרים בהם צו שיפוטי מורה למרכז למסור פרטים אלו לצד שלישי ו/או לצורך בירור מחלוקת או טענה בנוגע לשימושך באתר בהם נדרשת חשיפת פרטים אלו.
4.4 לעשות כל שימוש אחר אשר הינו בהתאם לחוק כפי שימצא המרכז לנכון.
5. המשתמש מצהיר כי ידוע לו וכי הוא מאשר למרכז, בעת השימוש באתר, לשתול במחשבו קבצי "עוגיות" ("cookies") במטרה לייעל ולשפר את השימוש באתר, וכן לשם איסוף נתונים סטטיסטיים. באפשרות המשתמש למחוק ממחשבו קבצים אלו בכל עת.
6. באתר נמצאים בשימוש טכנולוגיות ונוהלי הפעלה מקובלים של אבטחת מידע. יחד עם זאת, לא קיימת הגנה מוחלטת מחדירה לא מורשית למחשבי המרכז בהם נמצאים הפרטים אותם מסר המשתמש. המשתמש באתר מודע לכך, ומוותר בזאת על כל תביעה ו/או טענה כנגד המרכז בעניין זה.
7. מדיניות הפרטיות הנהוגה באתר כפופה לשינויים שייערכו ע"י המרכז מעת לעת, בהתאם לשיקולי המרכז. במידה ויתבצעו שינויים במדיניות הפרטיות באתר, תפרסם זאת המרכז באתר. תוקף השינויים יחול ממועד הפרסום. האחריות להתעדכן במדיניות הפרטיות של האתר מוטלת על המשתמש.
שמירה ואבטחת המידע
המרכז נוקט באמצעי אבטחת מידע מקיפים, הכוללים:
- שמירה על סודיות המידע באמצעות הצפנה, מערכות אבטחת מידע הגנות מתקדמות ועדכון שוטף של מערכי ההגנה בהתאם להמלצות אגף הסייבר ויצרני המערכות.
- גישה למידע מוגבלת אך ורק לאנשי הקשר המורשים על פי תפקידם.
- ניטור והתאמת אמצעי ההגנה באופן שוטף לשם מניעת פריצות, גניבה או שיבוש.
- אימונים והדרכות לעובדים, סטודנטים ומרצים בנושאי אבטחת מידע והגנה על פרטיות.
עם זאת, אבטחת המידע אינה עשויה להבטיח חסינות מוחלטת מפני פריצות, תקיפות סייבר או הליכי שיבוש. המרכז לא יהא אחראי על נזקי סייבר שאינם בשליטתו הישירה, אך יפעל ככל שאפשר לשפר את אמצעי האבטחה ולהגן על המידע.
העברת מידע לגורמים חיצוניים
המרכז מחויב על פי חוק להעביר מידע לרשויות בהתאם לדרישות החוק ובהסכמת הבלתי נפרדת של היעד, לרבות:
- רשות ההשכלה הגבוהה
- משרד החינוך והתרבות
- רשות המסים והביטוח הלאומי
- רשויות חוק ומערכת אכיפת החוק
- הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה, משרד הבריאות, משרד הפנים, משרד הביטחון, וכל גורם אחר שנדרש לפי חוק
העברת המידע נעשית באופן מאובטח ובהתאם להנחיות הדין, על מנת לשמור על סודיות המידע.
מאגר בוגרים
המרכז מפעיל ומעדכן מאגר בוגרים המכיל את פרטיהם של בוגרי המרכז האקדמי הרב תחומי. על הסטודנטים להכיר כי פרטיהם ייכללו במאגר זה לשם עדכון, יצירת קשר, קידום הזדמנויות תעסוקה וקשר ארגוני. הסכמת הסטודנטית המסיים בהצלחה את הלימודים להצטרף למאגר זה ניתנת בעת ההרשמה ללימודים, והיא זמינה לעיון ולהסרה בכל עת בפניות למרכז.
אחסנה ועיבוד המידע באמצעות ספקי חוץ למרכז
אחסנת ועיבוד המידע באמצעות ספקים חיצוניים (כולל מערכות ענן בחו"ל) למרכז, במידה ונידרש לצורך הפעילות השוטפת, המרכז האקדמי הרב תחומי רשאי לשתף את המידע הפרטי עם אותם ספקים. לצורך שיתוף המידע והגבלת השימוש לצרכים של המרכז בלבד, יחתים המרכז את הספק על מסמכי מדיניות פרטיות ויתנה וידרוש מספקים אלה, לאחסן ולעבד את המידע על פי כל החוקים והתקנות הנדרשים בישראל והנוגעים לאבטחת מידע והגנה על הפרטיות ולצורכי המרכז בלבד.
שמירת המידע
משך השמירה נקבע בהתאם לסוג המידע ולדרישות הדין:
- מידע אישי שנאסף לצורך הרישום והפעילות הסטודנטיאלית נשמר לתקופת הלימודים, ותקופת שמירה נדרשת עפ"י חוק לאחר סיום הלימודים.
- מידע פיננסי, חשבונות ותשלומים נשמרים לפי דרישות.
- מידע על העובדים נשמר גם לאחר סיום העסקתם במרכז בהתאם לחוק.
זכויות ובקשות לעיון במידע
נושאי המידע זכאים, בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות, לתבוע את זכותם:
- לעיין בכל מידע אישי שמוחזק במרכז, בכל עת, באמצעות בקשה מפורשת.
- לבקש תיקון, עדכון, מחיקה או הגבלה של שימוש במידע שנאסף ואוחסן אצלו, במידה וימצא כי המידע שגוי, חלקי או לא מעודכן.
- להפסיק את השימוש במידע לצרכים שיווקיים או אחרים, בכל עת, על ידי הפסקת מתן הסכמתו או ביצוע מניעה בהתאם לנהלי המרכז.
- לקבל הנחיות על אופן עיבוד המידע, והגבלות על שיטות השימוש בו.
- במקרה של זכויות שיכולות להיות מוגבלות על פי חוק, יקבל הלקוח הסבר על ההגבלות.
הבקשות יוגשו בדוא"ל לכתובת privacy@jmc.ac.il למרכז והן יקבלו מענה בתוך זמן סביר.
יצירת קשר
בכל שאלה הנוגעת לאיסוף, עיבוד והשימוש במידע פרטי אודותיך ניתן לפנות במייל לכתובת דוא"ל : privacy@jmc.ac.il. המרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים שומר לעצמו את הזכות לעדכן את מדיניות פרטיות של המרכז לפי שיקול דעתה והדרישות המתעדכנות של החוק להגנת הפרטיות. מרגע שהמרכז מעדכן את ומפרסם את מדיניות הפרטיות, המדיניות המעודכנת תחול על כל נושאי המידע שהסכימו למדיניות זו.
